Hasar anlaşmazlıklarının çoğu, aracın nasıl teslim edildiğinin ve nasıl iade edildiğinin net kayda geçmemesinden çıkar. Müşteri "bu çizik zaten vardı" der; elinizde kanıt yoksa tartışma büyür. Doğru tutulan bir teslim tutanağı bu riski baştan bitirir.
Tutanakta ne olmalı?
- Fotoğraflar: Çıkışta ve dönüşte aracın dört yönü ve mevcut hasarlar.
- Kilometre ve yakıt: Teslim ve iade km'si ile yakıt seviyesi.
- Mevcut hasar işaretleme: Araç şeması üzerinde çizik/ezik konumları.
- İmza: Müşteri onayı ile birlikte.
Çıkış ve dönüş karşılaştırması
Asıl değer, çıkış ve dönüş kayıtlarının yan yana konabilmesidir. Yeni bir hasar ancak "önce yoktu, sonra var" diye gösterilebildiğinde faturalandırılabilir. Yalnız dönüşte bakmak yeterli değildir.
Kağıt yerine dijital
Kağıt tutanaklar kaybolur, fotoğraflar telefonlarda dağılır. Dijital tutanak; kiralama kaydına bağlı, fotoğraflı ve zaman damgalı olduğunda hem personel hem müşteri için şeffaf olur.
babisRentSYS ile
Çıkış ve dönüş tutanakları kiralama akışının içindedir; km, yakıt ve fotoğraflar kayda işlenir, dönüşte çıkış verisiyle karşılaştırılır. Böylece hasar tartışması kanıta dayanır ve tahsilat kolaylaşır.